Desde que somos niños las palabras sabias salidas de la voz materna o
paterna son una enseñanza que dura toda la vida y que continúan al llegar al mundo empresarial para darnos cuenta que estas sabias palabras se aplican todos los días y forman
parte de las reglas de los negocios.
Sin embargo la reducción de gastos empresariales es una práctica operativa que tiene sus dificultades. Establecer en que partes de la operación diaria debemos de cerrar la llave del dinero y en donde debemos invertir para ser más productivos en un ejercicio que implica el involucramiento de toda la organización y no solo de la dirección o los líderes de las áreas o grupos de trabajo.
Si bien existen algunas organizaciones que permiten que sean las áreas o
departamentos quienes dispongan del presupuesto para realizar sus labores
diarias. La mayoría de las empresas centraliza el uso de los recursos
financieros desde una sola dirección de finanzas o administración para distribuir
de forma óptima el uso de los recursos y de acuerdo a los requerimientos de la
operación.
En tiempos de crisis como los que hemos vivido en los últimos 40 años, el
optimizar los gastos ya no es algo que le asuste a los empresarios o a los
administradores de las empresas. Todos los días nos encontramos con factores y
variables para los cuales debemos de estar preparados. Sin embargo existen
reglas, métodos y prácticas que debemos
de saber dónde y cuándo aplicarlas.
A veces lo más sencillo nos puede dar un panorama de como los gastos que en
primera instancia no tenemos contemplados pueden contribuir a elevar los costos
de la operación diaria. Ponemos dos ejemplos:
Una empresa que distribuye sus productos a través de una flotilla propia o
rentada, sabe que cada mes el precio de la gasolina aumenta; ese es un factor
permanente. Las variables se presentan si el vehículo sufre un accidente, se le
revienta una llanta, se encuentra con una manifestación o una peregrinación
religiosa, el destino a donde entrega mercancía sufrió un asalto, etc. Estas
variables son cambios que se ven reflejados en los costos de la operación y que
se convierten en un gasto adicional que en los siguientes días o semana se deben
ajustar para que no perjudique en el presupuesto de la empresa.
Otro ejemplo es cuando se acaba la tinta de la impresora y urge entregar un
documento. Si la empresa dispone de un empleado para realizar las compras, debe
de ir a la papelería o almacén más cercano, compra una o más unidades de la
tinta, verificar si hay existencias de papel en el almacén, etc. Si no dispone
de este empleado, quien requiere del insumo debe tomar el tiempo de las sus labores
diarias para realizar algo que no estaba contemplado en su agenda. Además gasta
en transporte o estacionamientos y gasolina que le debe de reponer la empresa o
en el peor de los casos pasa por un centro de impresión de camino a la reunión
donde debe de presentar el documento.
¿Cómo evitar que estos pequeños gastos no se vean reflejados de forma exponencial
en los costos de la operación diaria?
¿Qué podemos hacer para que la empresa evite que esas variables del día a
día alteren la planeación presupuestal de la organización?
Son preguntas que iremos respondiendo y que esperamos contar con la aportación
de quien nos lee para incrementar y mejorar nuestros conocimientos y
experiencias empresariales.