¿Qué buscan al momento de elegir tecnología? ¿Por qué ganan los que ganan? Un análisis de las variables actuales y las consultas más frecuentes y la pregunta clave: ¿Para qué incorporar tecnología?, serán los temas tratados en este artículo.
La adopción de nuevas tecnologías
sólo tiene sentido cuando su uso genera un impacto cuantificable y medible muy
superior a lo que se pague. No es necesario incorporar porque sí o por decir:
“me mantengo actualizado”, “me renuevo” o “no me quedo atrás”. Lo ideal es
reunirse con el proveedor seleccionado y realizar en conjunto un análisis
pormenorizado de Retorno de Inversión del proyecto.
¿Cuánto debería invertir una
PyME en tecnología informática?
Si bien es cierto que cada
vez más empresas invierten en tecnología, en Argentina aún estamos muy lejos de
los niveles de los países más desarrollados del mundo, donde es habitual una
inversión en tecnología informática de entre un 5% y un 6% de su facturación.
Esto es porque muchos aún lo ven como un gasto y no como una inversión. Si se
hace teniendo en cuenta lo señalado en el punto anterior, no habría por qué
temer en imitar a las principales potencias europeas o a los Estados Unidos. Ya
que cuánto más invierta, más voy a ganar. No es casualidad que en estos países
las empresas paguen mejores sueldos. Es sencillamente porque la tecnología les
permite aumentar la productividad por empleado.
¿Cuánto tiempo debe tomar una
PyME para evaluar o decidir la implementación de un sistema de gestión integral
o ERP?
En la práctica vemos casos
muy disímiles. Hay empresas que toman esta decisión en menos de 2 meses y otras
que se toman más de 3 años. Obviamente el tiempo ideal depende de la magnitud y
complejidad de cada empresa, pero como toda acción y decisión importante, debe
llevarse a cabo sin prisa pero sin pausa. Si se apresura el proceso de cambio o
no se analizan todas las alternativas desde una perspectiva costo-beneficio, se
corren altos riesgos de tomar una decisión equivocada en algo que tendrá un
impacto crítico en la compañía por varios años.
Si, por el contrario, se toma
más tiempo que el indispensable para hacer un correcto análisis, cada día que
pasa es un día más en que se pierde la posibilidad de empezar a ganar más
dinero y principalmente es un día más de ventaja que le doy a la competencia.
Los tiempos en que las
empresas toman esta decisión en general refleja la forma en que hacen todas las
cosas. Nuestra experiencia nos muestra que las empresas que las que lo hacen en
un lapso razonable (ni muy largo ni muy corto) son en general las que mayor
provecho obtienen de la implementación del sistema.
Para el caso de empresas que,
por su grado de evolución, estén en etapa de incorporar un primer software de
gestión de los llamados “enlatados” el tiempo ideal es de 30 a 40 días. Para
empresas que están dando el salto de pasar a un sistema integral del tipo ERP y
que vienen de un enlatado, de un desarrollo a medida o de varios software
desintegrados, el tiempo ideal de decisión es de 3 a 5 meses. Si se prolonga
más que eso, algunas variables que fueron tenidas en cuenta al comienzo del
análisis se modifican y quedan desactualizadas, entonces hay que volver a
comenzar la evaluación desde cero.
¿Cada cuánto debe evaluar una
empresa el cambio de software?
Acá ya no podemos, como en el
punto anterior, hablar de tiempos ideales. El promedio en que lo hacen las
empresas ha bajado un poco, como producto de una tendencia general a hacer todo
cada vez más rápido. A mediados de la década pasada las empresas cambiaban sus
sistemas cada 8 años en promedio y hoy lo hacen cada 6 años y medio. Como
siempre, hay extremos muy alejados. Algunos cambian a los dos años y otros a
los 20. Lo importante es estar atento a que el sistema se mantenga adecuado a
los requerimientos operativos y a los objetivos estratégicos. Si alguna de
estas cosas no se da, lo ideal es iniciar un proceso de búsqueda de una nueva
solución cuanto antes.
Pero si estas dos variables
se mantienen alineadas, no tiene sentido cambiar. Algunas empresas se dan
cuenta de que se equivocaron en la solución elegida a los pocos meses y sin
embargo dejan pasar varios años antes de cambiarla bajo el argumento “por lo
menos tengo que amortizarlo antes de cambiarlo”. Esto es un autoengaño. En
realidad, por más que haya hecho una mala inversión hace poco, cuánto más
demore en realizar una buena inversión, más tiempo estaré pagando las
consecuencias de la mala y más demoraré en obtener los beneficios de la buena.
El error más común: Las
soluciones parciales.
Un error muy frecuente es la
contratación de servicios y productos teniendo en cuenta el costo de los mismos
y el supuesto beneficio, pero sin tener en cuenta otros costos ocultos que
aparecen cuando una se da cuenta que para utilizar el servicio o producto
principal necesita contratar otros servicios adicionales, o comprar nueva
infraestructura, o pagar licencias de aplicaciones complementarias. Aún cuando
éstos fueron tenidos en cuenta, si se contratan por separado a diferentes
proveedores, cualquier incompatibilidad o discordancia entre los mismos es un
riesgo muy alto que asume el cliente. La mejor manera de evitarse desagradables
sorpresas es contratar todos los elementos que componen la solución a un único
proveedor y preferentemente que éste sea el prestador real del servicio y no un
intermediario.
Por Germán Viceconti.
Coordinador de Nuevos
Negocios de NeuralSoft.