Desde hace ya más de tres años una gran cantidad de empresas y empresarios hemos estado trabajando arduamente en la implantación de sistemas que nos permitan emitir facturas electrónicas en sus dos modalidades CFD (Comprobante Fiscal Digital) y CFDI (Comprobante Fiscal Digital por Internet).
Buscando la eficiencia pero sobre todo los beneficios que el SAT nos mencionó que podríamos obtener, las empresas de servicios y consultoría en gestión empresarial hemos invertido en el desarrollo y promoción de las mejores opciones para evitar problemas con nuestros clientes. Pero… ¿Qué ha venido sucediendo en realidad?
Nuestra observación en muchas empresas con las que hemos tenido contacto, es que le han estado dando poca importancia a los documentos electrónicos recibidos de sus proveedores, si bien hemos dedicado mucho tiempo a la emisión correcta, no es conveniente ser tan confiados. Recordemos que siendo documentos electrónicos nada asegura que todos los archivos sean correctos; es importante considerar también la mala fe de algunas empresas que emiten documentos electrónicos falsos o de plano a la ignorancia, que a estas alturas aún es común encontrar. Muchos se conforman con tener un archivo tipo PDF y con eso están deduciendo para efectos fiscales sus gastos y compras, cuando en realidad el archivo que debemos conservar, es el archivo tipo XML.
Es importante recordar que al recibir el XML se debe validar, pero esta validación debe ser electrónica. El SAT cuenta con la página para realizar esta validación, el problema es que se tiene que cargar vía internet de forma individual cada uno de los comprobantes y esperar el resultado. La opción para acelerar este proceso, es implantar un sistema que realice la validación de forma masiva, igual que un sistema de emisión de comprobantes fiscales.
El validador se asegura que el archivo cumpla con los requisitos fiscales; si pareciera excesivo el costo de un sistema de este tipo, pensemos en el valor de algún comprobante fiscal digital de un proveedor, si éste en algún momento fuera no deducible, apliquemos el 30% al valor del documento y ese sería el costo a pagar; al tener varios comprobantes en esta situación sumemos el valor de cada uno y al resultado apliquemos el mismo 30% para visualizar la dimensión del problema que se podría tener. Desde otro punto de vista, si el volumen de comprobantes que recibimos es elevado, calculemos el costo y el tiempo que llevaría una o varias personas subiendo archivos y validando uno por uno en la página del SAT.
El otro tema a considerar, es que por requisito del art 30 de Código Fiscal de la Federación, el tiempo que debemos conservar la contabilidad así como los comprobantes es de 5 años, por lo que es necesario contar con un sistema de gestión empresarial robusto, así como una infraestructura informática capaz de soportar el volumen de información y los procesos adecuados para comprobar de forma fehaciente la deducibilidad de los gastos y su relación en el registro contable correspondiente.
El consejo es buscar que al tomar la decisión del sistema para realizar el proceso de facturación electrónica, este tenga la capacidad de validar de forma masiva los comprobantes, conservar la información electrónica y mantener la relación del comprobante fiscal digital con el registro contable correspondiente, que sea fácil de usar pero con la robustez para cuidar bien la, antes que la autoridad fiscal haga uso de sus atribuciones y se nos presente un problema serio.
Feliz Implantación
Adrián Domínguez Landero