miércoles, 20 de noviembre de 2013

5 Puntos importantes para seleccionar un sistema de Factura Electrónica

A pocos días de su entrada en vigor obligatoria de la adopción de la factura electrónica, quedan aún muchos contribuyentes por hacer su cambio de documentos de papel a electrónicos o de CFD a CFDI (Comprobante Fiscal Digital por Internet) por varias razones; que van desde el simple olvido, la desatención de que sus documentos físicos están por vencerse el 31 de diciembre del 2013.

Los que aún están esperando el milagro de que esto tenga una prórroga y los últimos por miedo, desconocimiento, falta de asesoramiento y los que no leen los avisos que el SAT ya está enviando a todos los contribuyentes que facturan vía CFD.

Si estas en el momento de cruzar el camino y entrar a la  facturación por medio de CFDI, los elementos importantes que sugerimos debes de tomar en cuenta al momento de elegir tu proveedor de facturación electrónica son 5, con los cuales puedes asegurar que no tendrás ningún problema:

1.- Que sea un sistema de Facturación Electrónica propio:
Así como estás actualmente acostumbrado a llevar el control de tu negocio, es importante hacerlo de igual manera con un sistema de facturación electrónica local, donde puedas, en cualquier momento revisar una a una, si es necesario, las facturas generadas, hacer consultas  sobre tus clientes, la descripción de lo que han comprado, posibles descuentos, montos, etc., sin tener que correr el riesgo de no tener la disponibilidad inmediata de tu información.

2.- Que sea económico:
¡Saca cuentas!, tu solución no debe ser más cara que lo que invertías antes en papel, hay muchas ofertas hoy en día que pueden llegar hasta los $20 pesos por Factura dependiendo del volumen que generes por mes, pero aun y cuando tu facturación sea de 12 documentos al año, no debes de pagar más $3.00 pesos por factura incluyendo el software, actualizaciones del SAT, soporte técnico y operativo y mantenimiento de mejoras al producto.

3.- Sin contratos ni rentas:
Es importante que cuando adquieras tu solución seas el propietario de la licencia de uso sin que tengas que estar atado a un contrato limitativo que te obligue a pagar suscripciones o que implique tener que pagar una renta por ciertos periodos, ni que te exija el pago de un  monto por si requieres más funcionalidad o simplemente acceder a tu información, tu producto debe ser completo y sin condiciones.

4.- Sin caducidad de Timbres:
Aun y cuando muchos de los contribuyentes no lo saben, un timbre (factura) se genera al momento de solicitar al PAC su emisión ya sea en un sistema Web o localmente, por lo que no implica un periodo de vida del timbre y consecuentemente no hay caducidad, evita o no permitas que le den una fecha de caducidad a los timbres que adquieras.

5.- Sin límites en los emisores o RFC´s a manejar.
Tu proveedor de facturación electrónica te debe facilitar las cosas, y en el caso de que tengas la necesidad de incluir dos o más emisores (RFC´s) dentro de un mismo sistema, esto debe ser completamente ¡¡gratis!! ya que para el proveedor lo más importante es facilitarte la emisión de tus facturas y entre más emisores lo hagan, es más negocio, así que entonces esta funcionalidad no debe ser una limitante o implicar costos adicionales.

Y de pilón:
6.- Tus compras consecutivas de Timbres deben ser más baratas:
Si bien ya has decidido adquirir tu solución de factura electrónica, algo muy importante es que tu siguiente compra de timbres debe ser más económica que la primera inversión, ya que al ser un cliente cautivo debes tener una preferencia y por consecuencia obtener un precio más accesible ya que tu relación de negocios con tu proveedor se dará mientras seas un contribuyente.  

Requisitos para generar CFDI.
Para quienes aún no saben cómo llevar a cabo su facturación electrónica estos son los pasos sin mayor complejidad para para generar CFDI sin salir de casa.
1.  Contar con Firma Electrónica Avanzada vigente (obtenla aquí).
2.  Tramitar al menos un Certificado de Sello Digital. 
3.  Adquirir la solución de CFDI (recuerda, lo mejor es un Sistema de Facturación propio).

Si aún no cuentas con tu Certificado de Sello Digital ingresa a la página del SAT para descargar y ejecutar la aplicación SOLCEDI (Solicitud de Certificados Digitales) para que puedas generar los siguientes archivos:

·   El archivo de requerimiento de Certificado de Sello Digital, que contiene los datos  mínimos para la generación del certificado de sello digital. (*.req).

·   El archivo de la llave o clave privada de sellos digital. (*.key).

·  El archivo de requerimiento del Certificado de Sello Digital (*.req) se ensobreta y se genera un (*.sdg). Este es el archivo que se deberá enviar al SAT vía Internet a través del Servicio CertiSAT Web.

·   El SAT regresará el Certificado de Sello Digital (*.cer).